København, den 9. november 1989

Aftale om biblioteksmæssigt samarbejde mellem KU og Det Kongelige Bibliotek

1. Præambel

Under d. 9. november 1989 har Det kongelige Bibliotek og Københavns Universitet indgået nedenstående aftale vedrørende den biblioteksmæssige betjening af universitetet.

Aftalen er godkendt af Københavns Universitets Konsistorium d. 11. oktober 1989 og af Det kongelige Bibliotek d. 16. oktober 1989.

2. Biblioteksfagligt samarbejde

§ 1. Det kongelige Bibliotek yder gennem sin Instituttjeneste biblioteksmæssig service over for universitetets institutbiblioteker. Denne omfatter konsulentservice i biblioteksfaglige spørgsmål, løbende registrering af materialer, retrospektiv registrering af materialer, edb-mæssig udnyttelse af det fælles informationssystem REX, lokaleindretning o.lign.

Stk. 2. Det er Det kongelige Biblioteks opgave efter aftale at udføre registrering af institutbibliotekernes materialer i det fælles informationssystem REX og derfra udtrække kort til institutbibliotekernes kortkataloger, så længe disse opretholdes af de enkelte institutbiblioteker.

Stk. 3. Registreringen til det fælles informationssystem REX og udskrift af kort følger samme principper og formater, som Det kongelige Bibliotek anvender til sin løbende registrering, med mindre andet er aftalt.

§ 2. Ligesom alle materialer på Det kongelige Bibliotek principielt gøres fuldt offentligt tilgængelige i det fælles informationssystem REX, forpligter institutbibliotekerne sig til at lade deres litteratur og andre materialer inden for relevante fag registrere i det fælles informationssystem REX.

Stk. 2. REX skal til enhver tid være indrettet således, at benytteren af systemet umiddelbart kan se, hvilke restriktioner benyttelsen af et givet materiale er underlagt.

Stk. 3. Begge parter vil medvirke til, at det fælles informationssystem REX i videst muligt omfang udvikles med den mest moderne teknologi.

Stk. 4. Det kongelige Bibliotek forpligter sig til med længst muligt varsel at underrette Københavns Universitet om påtænkte ændringer af REX, især sådanne, der måtte påføre Københavns Universitet udgifter. Tilsvarende forpligter Københavns Universitet sig til på det tidligst mulige tidspunkt at orientere Det kongelige Bibliotek om påtænkte ændringer af kommunikationsnetværk og lokale bibliotekssystemer af betydning for driften af REX.

3. Accessionssamarbejde

§ 3. Københavns Universitet og Det kongelige Bibliotek samarbejder om koordination af anskaffelser til institutbiblioteker og Det kongelige Bibliotek gennem aftaler om anskaffelsesprincipper og gennem en almen tilgængelig, løbende information om accessionen i de enkelte samlinger.

Stk. 2. Aftalerne om anskaffelsesprincipper indgås decentralt mellem institutbiblioteker og fagreferenterne ved Det kongelige Bibliotek for de enkelte fag og fagområder.

Stk. 3. Tilgængeligheden af information om den løbende accession sikres gennem løbende indrapportering af bestillinger og accessioneringer til det fælles informationssystem REX fra de enkelte samlinger.

Stk. 4. Indrapporteringen tilrettelægges i samarbejde med Instituttjenesten.

Stk. 5. Denne koordinering af anskaffelser indskrænker ikke parternes ret til frit at anskaffe litteratur til institutbiblioteker og Det kongelige Bibliotek .

§ 4. Litteratur, som udskilles fra Københavns Universitets samlinger, tilbydes Det kongelige Bibliotek.

4. Lånesamarbejde

§ 5. Det kongelige Bibliotek udbringer/afhenter gratis til/fra institutbiblioteker de dokumenter, som de på instituttet ansatte bestiller fra Det kongelige Bibliotek, samt afhenter rekvisitioner til Det kongelige Bibliotek.

Stk. 2. Ansatte på Københavns Universitet på Amager henter og bringer selv deres bøger fra/til Universitetsbiblioteket på Amager, såfremt disse er lånt der.

§ 6. Det kongelige Bibliotek påtager sig efter nærmere aftale med et givet universitetsinstitut - og med de sædvanlige begrænsninger - for en aftalt semesterperiode at etablere præsensopstillinger af dokumenter på læsesalene på Universitetsbibliotekerne på Amager og i Fiolstræde eller efter nærmere aftale på et givet institutbibliotek.

§ 7. For bøger og tidsskrifter, der ikke findes i noget andet offentligt tilgængeligt dansk bibliotek, gælder, at institutbibliotekerne er principielt forpligtede til efter bestyrerens nærmere bestemmelse enten at udlåne bøgerne gennem Det kongelige Bibliotek eller til at tillade interesserede, der ellers ikke er adgangsberettigede til vedkommende institutbibliotek, at benytte bøgerne på stedet eller på en af Det kongelige Biblioteks læsesale.

5. Informations- og dokumentationssamarbejde

§ 8. Der tilstræbes et tæt fagligt samarbejde mellem Københavns Universitet og Det kongelige Bibliotek på informations- og dokumentationsområdet. Dette vedrører undervisning i informations- og litteratursøgning på alle niveauer samt løsningen af faglige dokumentations- og registreringsopgaver.

§ 9. Københavns Universitet kan frit og uden afgift for Universitetet udnytte data i det fælles informationssystem REX til ikke-kommercielle formål.

6. Samarbejdets organisation

§ 10. Med henblik på udformningen af det praktiske samarbejde og til at forestå ændringer i de indgåede aftaler etableres de i stk. 2 og 3 nævnte samarbejdsorganer.

Stk. 2. På institutionsniveau afholdes møder mellem på den ene side Københavns Universitets Konsistoriums Biblioteksudvalg eller dele heraf og på den anden side repræsentanter for Det kongelige Bibliotek.

Stk. 3. På det faglige niveau afholdes møder mellem på den ene side fagreferenterne ved Det kongelige Bibliotek for de enkelte fag eller fagområder og på den anden side repræsentanter for enkelte institutbiblioteker. Form og hyppighed for møderne aftales direkte mellem parterne.

Stk. 4. Møder i henhold til stk. 2 og 3 indkaldes efter ønske fra en af parterne.

7. Ikrafttrædelse og opsigelse

§ 11. Denne aftale træder i kraft d. 1. januar 1990 og løber, indtil den af den ene af parterne opsiges med mindst 6 måneders varsel.

København d. 9. november 1989