Ved Københavns Universitet fastsættes nedenstående udfyldende regler. Reglerne er gældende for hele universitetet. Det enkelte fakultet vil kunne fastsætte yderligere supplerende bestemmelser for proceduren ved ansættelse af videnskabelige medarbejdere (ansatte omfattet af Stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteterne).

Det Biovidenskabelige Fakultet har egne supplerende retningslinjer.

Ansættelse af videnskabelige medarbejdere er desuden omfattet af gældende lovgivning for den offentlige forvaltning, bl.a. forvaltningslov, forvaltningsretlige grundsætninger, offentlighedslov, ligestillingslov, opslagsbekendtgørelse og – cirkulære, cirkulære om personalerekruttering via internet samt Vejledning for udarbejdelse af bedømmelser i forbindelse med ansættelse af lærere og videnskabelige medarbejdere ved Københavns Universitet.

I henhold til Københavns Universitets vedtægter § 35, stk. 4, ansætter dekanen videnskabelige medarbejdere efter retningslinjer fra rektor. Efter delegation fra Rektor har dekanerne således kompetencen til at gennemføre ansættelsesproceduren og træffe beslutning om ansættelse af videnskabelige medarbejdere. Denne kompetence kan ikke videredelegeres for så vidt angår stillinger på professor- og lektorniveauet samt tidsubegrænsede stillinger på adjunktniveauet og i stillinger som seniorrådgiver eller beslutning om overgang til tidsubegrænset ansættelse på adjunktniveauet.

For alle andre stillinger, herunder stillinger som besættes af udenlandske ansatte på professor- og lektorniveauet, der ansættes uden opslag efter § 10, kan kompetencen videredelegeres til institutlederen.

Kompetencen til at træffe beslutning om ansættelse i timelønnede undervisningsstillinger, herunder eksterne lektorer, kan delegeres til institutledere eller studieledere.

Rektor v/Økonomi og Personale, Personalesektionen skal have tilsendt kopi af eventuelle delegationer.

Ved Københavns Universitet afgør dekanen, om ”særlige forhold af faglige karakter gør sig gældende”.

Stillinger i øvrigt opslås nationalt – og eventuelt internationalt – medmindre der er tale om ansættelser uden opslag i henhold til §§ 8 – 10, som omhandler ansættelse og genansættelse i op til ét år, ansættelser ved søgekomité/kaldelse og ansættelse for eksterne midler.

Stillinger på lektorniveauet opslås som hovedregel. Dekanen kan dog i særlige tilfælde godkende, at stillinger på lektorniveauet besættes uden opslag med en ansat på adjunktniveauet, som er blevet bedømt kvalificeret. Personalesektionen skal informeres om de særlige forhold, som ligger til grund for, at stillingen ikke besættes på baggrund af et opslag.

Akademisk råd indstiller til rektor sammensætningen af sagkyndige udvalg, der skal bedømme ansøgere til videnskabelige stillinger, jf. Universitetslovens § 15, stk. 2 nr. 3.

Ved Københavns Universitet indstilles der til dekanen, jf. Københavns Universitets vedtægt § 35, stk. 3.

Sager om tildeling af titlerne som adjungeret professor eller adjungeret lektor behandles efter bekendtgørelse nr. 622 af 28. juni 2000. Tildeling af titlerne adjungeret professor eller adjungeret lektor indebærer ikke et ansættelsesforhold.

Ved Københavns Universitet varetages disse opgaver af dekanen.

I bedømmelsesudvalgets arbejde skal der så vidt muligt være en afbalanceret sammensætning af mænd og kvinder.

Umiddelbart efter, at bedømmelsesudvalget er nedsat, orienteres ansøgerne om udvalgets sammensætning.

Ved Københavns Universitet afgøre dekanen, om der i konkrete tilfælde kan ske en fravigelse fra hovedreglen om eksternt flertal i forbindelse med nedsættelsen af bedømmelsesudvalg.

Ved besættelse af stillinger på adjunktniveauet samt ved besættelse af stillinger som videnskabelig assistent, studieadjunkt og – lektor. eller psykologisk kandidat udpeges en eller flere sagkyndige personer, som foretager bedømmelsen. Hvis det konkret er relevant, kan der nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af en formand og to eller fire medlemmer. Der er ikke krav om eksterne medlemmer i disse bedømmelsesudvalg.

Proceduren for bedømmelse og ansættelse af ph.d.-stipendiater fastsættes af det enkelte fakultet.

Det enkelte fakultet fastsætter desuden proceduren for ansættelse og bedømmelse af timelønnede undervisere.

Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet kan for så vidt angår ansættelse i kliniske stillinger (ekstern klinisk lektor, klinisk assistent, klinisk lærer, afdelingstandlæge og specialtandlægeuddannelsen) bruge ovenstående procedure eller fastsætte en særlig procedure for bedømmelse af ansættelse i disse stillinger.

Bedømmelsesudvalget eller den sagkyndige person kan ikke anmodes om at foretage en vejledende prioritering af fagligt kvalificerede ansøgere. Bedømmelsen af den enkelte ansøger skal dog være så tilpas detaljeret, udtømmende og nuanceret, at dekanen/institutlederen/studielederen får et tilfredsstillende bidrag til sin beslutning om ansættelse.

Med henblik på at kunne foretage den bedst mulige bedømmelse af ansøgernes undervisningsmæssige kvalifikationer kan bedømmelsesudvalget indstille til dekanen, at der holdes prøveforelæsning med en eller flere ansøgere. Dekanen afgør, om indstillingen skal følges og i givet fald, hvem der – udover bedømmelsesudvalget – skal overvære prøveforelæsningen. Sager om ansættelse i det offentlige er omfattet af kravet om fortrolighed, og da prøveforelæsninger foregår som led i ansættelsesproceduren, er der ikke offentlig adgang til prøveforelæsninger.

Hvis medlemmer af et bedømmelsesudvalg i enighed vurderer – eller en sagkyndig person vurderer – at en ansøger helt åbenbart ikke er kvalificeret, kan det i bedømmelsen kort angives, hvilke krævede kvalifikationer, der ikke er opfyldt. Det vil især kunne være: Manglende opfyldelse af de konkrete kvalifikationskrav, der er fastsat som minimumskrav i Stillingsstrukturen for den aktuelle stillingskategori.

Når der foreligger en af dekanen godkendt bedømmelse skal hver ansøger umiddelbart herefter have tilsendt den del af bedømmelsen, som angår den enkelte ansøger. Bedømmelsen skal ledsages af oplysninger om det videre ansættelsesforløb.

De generelle regler om dokumentation og omfang af relevant materiale fastsættes af det enkelte fakultet. Ved fastsættelsen skal det sikres, at der som grundlag for bedømmelserne foreligger tilstrækkeligt materiale om alle kvalifikationskrav, som udvalget skal vurdere – primært forskning, undervisning og formidling.

Ved Københavns Universitet er det dekanen som træffer beslutning om ansættelse.

Dekanen kan anvende prøveforelæsninger i forbindelse med beslutning om ansættelse. Ved en sådan prøveforelæsning er det udover dekanen normalt den relevante institut- og studieleder samt bedømmelsesudvalgets formand som deltager. Sager om ansættelse i det offentlige er omfattet af kravet om fortrolighed, og da prøveforelæsninger foregår som led i ansættelsesproceduren, er der ikke offentlig adgang til prøveforelæsninger.

Som led i dekanens beslutning om ansættelse skal der ved ansættelse på professor – og lektorniveauet, ved ansættelse i utidsubegrænset stillinger på adjunktniveauet og i stillinger som seniorrådgiver holdes ansættelsessamtale (r). I disse samtaler deltager normalt den relevante institut- og studieleder, bedømmelsesudvalgets formand og dekanen.

Dekanen kan i særlige tilfælde lade andre relevante personer deltage i ansættelsessamtaler og/eller prøveforelæsninger. Også disse deltagere vil være omfattet af bestemmelser om tavshedspligt.

Hvis en stilling bliver ledig inden for 6 måneder efter besættelsen, kan dekanen beslutte, at ansætte en anden af de ansøgere, som bedømmelsesudvalget/de(n) sagkyndige persone(r) tidligere havde bedømt kvalificeret.

Dekan/institutleder/studieleder kan afbryde en ansættelsesprocedure og undlade at besætte en opslået stilling. Ansøgerne skal have en begrundet afgørelse om en sådan beslutning.

I særlige tilfælde kan dekanen træffe beslutning om, at en varig besættelse eller en tidsbegrænset stilling på professor- eller lektorniveauet besættes uden opslag (kaldelse). Det kan f.eks. være med henblik på rekruttering eller fastholdelse af videnskabelige medarbejdere med en særlig faglig profil og styrkelse eller udvikling af særlige forskningsmæssige kerneområder.

En kaldelse forudsætter søgekomité. Dekanen skal nedsætte en søgekomité bestående af en eller flere personer, som er anerkendt(e) forsker(e). Hvis søgekomitéen finder, at der på det nationale eller internationale faglige ”marked” er en særligt kvalificeret kandidat til en stilling på professor- eller lektorniveauet, afgiver komitéen en kort skriftlig redegørelse til dekanen.

Dekanen kan herefter nedsætte et bedømmelsesudvalg, jf. § 4, stk. 1, og der foretages en bedømmelse af den pågældende kandidat. Som konklusion på bedømmelsen skal udvalget vurdere, at kandidaten er klart bedre kvalificeret end andre, der kunne ventes at komme i betragtning til stillingen ved et normalt opslag.

De personer, som har deltaget i søgekomitéen kan ikke efterfølgende være medlem af/formand for det bedømmelsesudvalg, som skal nedsættes til bedømmelse af den pågældende kandidat.

Ikke-statslige bevillingsgivere omfatter også forskningsrådene og Danmarks Grundforskningsfond o.lign. Der skal i forbindelse med ansættelse uden opslag være sket en udpegning af bevillingshaver og bevillingsgiver skal have stillet mindst halvdelen af midlerne til rådighed.