Vejledning for udarbejdelse af bedømmelser i forbindelse med ansættelse af lærere og videnskabelige medarbejdere ved Københavns Universitet

Indholdsfortegnelse

 

I	Indledning
II	Bedømmelsesudvalgsarbejdet

	1. Formandens opgaver
	2. Bedømmelsens funktion/præmisser     for udvalgets arbejde
	3. Indstillingens form
	3.a.  Indledningen
	3.b.  Bedømmelsen af hver enkelt ansøger

	1.  Præsentation
	2. Bedømmelsen af videnskabelige kva-     lifikationer
	3. Bedømmelsen af undervisningsmæs-     sige kvalifikationer
	4. Bedømmelsen af øvrige kvalifikations-     krav (angivet i det konkrete stillings-     opslag)
	5. Bedømmelsen af evt. afholdt(e) prø-     veforelæsning(er)
	6.  Den konkluderende helhedsvurdering      af ansøgeren

3.c.   Vejledende prioritering

 

III

Afslutning

 

 

Denne vejledning relaterer sig til bekendtgørelse om ansættelse af lærere og videnskabelige medarbejdere ved universiteter m.fl. under Forskningsministeriet, bkg. nr. 820 af 31.08.2000.

Formålet med vejledningen er at sikre et optimalt beslutningsgrundlag og en vis ensartethed i udformningen af bedømmelser og fagkyndige udtalelser. Hvis der ikke foreligger vejledning eller retningslinjer fra det pågældende fakultet skal vejledningen derfor - med de nødvendige modifikationer alt efter hvilken stillingskategori der aktuelt er tale om - følges ved ansættelser af lærere og videnskabelige medarbejdere ved Københavns Universitet.

Vedrørende ansættelsesprocedure, beslutningskompetence m.v. henvises til ansættelses-bekendtgørelsen og de for det pågældende fakultet fastsatte supplerende regler.

Vedrørende habilitetsspørgsmål henvises til Retningslinier for behandling af habilitetsproblemer på Københavns Universitet, se Regelsamling for Københavns Universitet nr. 22.06 eller Administrationens Papirer, nr. 18.

Det skal bemærkes, at enhver, der medvirker ved en ansættelsessag, herunder også bedømmelsesudvalgsmedlemmer, har pligt til at meddele ledelsen, hvis der foreligger forhold (særlig økonomisk eller personlig interesse, slægtskab med ansøger el.lign.) som kan bevirke inhabilitet eller er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed jfr. forvaltningsloven §§ 3 – 6.

Ved fastsættelse af fristen for udvalgets aflevering af bedømmelsen kan der eksempelvis lægges vægt på stillingskategori, antallet af ansøgere og udvalgsmedlemmernes opholdssted. Ledelsen fastsætter afleveringsfristen.

II. Bedømmelsesudvalgsarbejdet

Formanden udpeges af ledelsen.

Formandens opgave er at sikre, at der udarbejdes en bedømmelse som opfylder den funktion , jfr. nedenfor pkt. 2, og de formkrav, som følger af denne vejledning (ansættelsesbekendtgørelsen, forvaltningsloven og andre for ansættelsessager gældende regler).

Formanden har instruktionspligt over for udvalgets øvrige medlemmer og har ansvaret for, at den fastsatte frist for aflevering af indstillingen overholdes. Det forudsættes, at fristen overholdes; dog kan der i ganske særlige tilfælde søges om fristforlængelse.

Formanden skal drage omsorg for, at evt. tvivlsspørgsmål vedrørende udvalgets arbejde afklares hurtigst muligt.

Formanden og/eller andre udvalgsmedlemmer må ikke kommunikere direkte med ansøgerne. Ønsker udvalget yderligere oplysninger, f.eks. medforfattererklæringer, detaljerede publikationslister m.v., skal henvendelsen til ansøgerne ske via ledelsen/dennes sekretariat.

Formålet med at lade et bedømmelsesudvalg behandle og vurdere indkomne ansøgninger er først og fremmest at sikre en uvildig og kvalificeret bedømmelse af alle ansøgere.

Bedømmelsesudvalgets arbejde skal imidlertid også sikre, at det optimale beslutningsgrundlag for ansættelsen tilvejebringes og sikre, at netop den aktuelt bedst kvalificerede ansøger ansættes.

Udvalget udarbejder i fællesskab en indledning (jfr. pkt. 3 a, ndf.), en bedømmelse af hver enkelt ansøger (jfr. pkt. 3 b, ndf.), og, såfremt ledelsen har anmodet udvalget herom, udarbejdes der også en vejledende prioritering (jfr. pkt. 3 c, ndf.), som afslutning af den samlede bedømmelse.

Samtlige ansøgere skal bedømmes af alle udvalgsmedlemmer. Det påhviler således alle medlemmerne at gøre sig bekendt med det påberåbte materiale.

Bedømmelsen af de enkelte ansøgere skal udarbejdes af medlemmerne i fællesskab, dog kan udkast udarbejdes af de enkelte medlemmer efter en aftalt arbejdsfordeling og med udgangs-punkt i en forudgående foreløbig forhandling i udvalget.

Ved den endelige redaktion af den samlede bedømmelse bør udvalget imidlertid udforme denne, således at den i form og indhold fremstår som et ensartet dokument.

Bedømmelsen kvalificeret/ikke-kvalificeret af den enkelte ansøger kan enten være enstemmig eller være fra et flertal og et eller flere mindretal. Meningsforskelle mellem udvalgets medlem-mer skal klart fremgå af bedømmelsen, således at det fremgår, hvilke medlemmer der udgør henholdsvis flertal og mindretal, jfr. Bkg. § 6, stk. 3.

Den samlede bedømmelse skal udformes som et selvstændigt dokument, der ikke forudsætter læserens konferering med ansøgningerne, og ej heller med ansøgernes skriftlige arbejder, og den skal være så tilpas detaljeret, klar og udtømmende, at beslutningstager/læseren kan følge tankegangen fra præmisser til konklusion.

Da hver ansøger kun får tilsendt den del af bedømmelsen, som angår den enkelte ansøger skal bedømmelserne af de enkelte ansøgere udarbejdes på separate ark som dele af det samlede dokument, således at bedømmelserne uden yderligere administrative foranstaltninger kan sendes til ansøgerne.

Det er endvidere et krav, at bedømmelsen affattes i en sober og velafbalanceret sproglig form, som ikke giver grundlag for tvivl om, at bedømmerne anlægger en objektiv vurdering, jfr. Ombudsmandsudtalelse af 16. april 1973.

Den samlede bedømmelse skal - også for den ikke-fagkyndige beslutningstager - udgøre et tilfredsstillende beslutningsgrundlag. Hvis dette ikke er tilfældet, kan ledelsen anmode bedømmelsesudvalget om at omarbejde bedømmelsen.

Ingen andre end formanden og medlemmerne kan deltage i udvalgets arbejde; dog kan ledelsen evt. udpege en sekretær for udvalget.

Bedømmelsesudvalgsmedlemmerne - og alle andre, der involveres i sagen - har tavshedspligt. For både interne og eksterne udvalgsmedlemmer, sagsbehandlere m.v. gælder det, at eventuelle brud på tavshedspligten kan straffes med bøde, hæfte eller fængsel, jfr. reglerne i Forvaltnings-lovens § 27 samt Straffelovens § 152 og §§ 152 c – 152 f. For ansatte ved Københavns Univer-sitet kan eventuelle brud på tavshedspligten ligeledes få konsekvenser for ansættelsesforholdet.

Der gøres opmærksom på, at bedømmelsesudvalget har mulighed for at indstille til ledelsen, at en eller flere af ansøgerne afholder prøveforelæsninger jfr. Bkg. § 6, stk. 2.

Bedømmelsen skal bestå af a) Indledning, b) Bedømmelse af hver enkelt ansøger og evt. c) Vejledende prioritering.

Indledningen, som indeholder generelle oplysninger, skal kunne sendes til alle ansøgere og må således ikke indeholde ansøgernes navne eller andre personoplysninger.

a) Indledningen skal indeholde følgende:

• oplysning om bedømmelsesudvalgets nedsættelse og sammensætning.
• oplysning om stillingsopslaget, ansøgningsfristen og evt. fastsat frist for fremsendelse af yderligere materiale ("eftersendelsesfristen").
• oplysning om antallet af ansøgere samt oplysning om, hvorvidt ansøgere har trukket deres ansøgning tilbage.
• oplysning om og begrundelse for evt. fristforlængelse, herunder fristforlængelse som følge af, at der efter høring af eller indstilling fra udvalget, er givet mulighed for indsendelse af yderligere videnskabeligt materiale, jfr. Bkg. § 5, stk. 3.

Efter udløb af ansøgningsfristen (eller h.h.v. fristen for fremsendelse af yderligere materiale ("eftersendelsesfristen") og evt. fristforlængelse) må yderligere materiale ikke modtages eller på anden måde inddrages under bedømmelsen.

• oplysning om, hvorvidt der har været afholdt prøveforelæsning(er), jfr. Bkg. § 6, stk. 2; nærmere begrundelse, resultat m.v. skrives under "Bedømmelse af hver enkelt ansøger", jfr. nedenfor.
• oplysning om evt. specielt anvendt bedømmelsesprocedure på grund af opslag med angivelse af en primær og en sekundær stillingskategori, f.eks. "lektor/subsidiært adjunkt". I forbindelse med sådanne opslag vil der normalt ikke være anledning til at bedømme ansøgere, som alene har søgt den sekundære stillingskategori, hvis der er kvalificerede ansøgere til den primære stillingskategori. I så fald skal stillingen nemlig besættes med en af disse/den ansøger(e).

Under indledningsafsnittet kan udvalget fremsætte sine generelle overvejelser om f.eks. behandlingen af det forelagte bedømmelsesmateriale, bedømmelseskriteriernes præcisering ud fra stillingsopslaget og lignende. De faglige kvalifikationskrav fremgår i forvejen af de generelle beskrivelser i Stillingsstrukturcirkulæret og stillingsopslaget, som udvalget er forpligtet til at holde sig til, hvorfor en fortolkning deraf normalt er overflødig.

b) Bedømmelsen af hver enkelt ansøger omfatter:

1. Præsentation ved relevante uddrag af curriculum vitae.
2. Bedømmelse af videnskabelige kvalifikationer.
3. Bedømmelse af undervisningsmæssige kvalifikationer.
4. Bedømmelse af evt. afholdt(e) prøveforelæsning(er).
5. Bedømmelse af øvrige kvalifikationskrav (angivet i det konkrete stillingsopslag).
6. Konkluderende helhedsvurdering af ansøgeren.

Om de enkelte elementer i bedømmelsen af hver enkelt ansøger bemærkes følgende:

ad 1) Præsentationen skal indeholde ansøgerens navn, fødselsår, nationalitet. Akademiske eksaminer og grader med oplysning om fag, tidspunkt og sted skal altid angives.

Endvidere anføres relevante ansættelser og/eller stipendieperioder efter erhvervelse af kandidat-graden med angivelse af art, sted og periode. På tilsvarende vis anføres ansættelser m.v. før erhvervelse af kandidatgraden, såfremt de er relevante i forbindelse med den søgte stilling.

Endelig kan andre former for relevant videreuddannelse, studieophold og lignende faglige aktiviteter nævnes.

ad 2) Bedømmelsen af videnskabelige kvalifikationer foretages på grundlag af det materiale, ansøgeren har påberåbt sig (på de enkelte fakulteter kan der være fastsat generelle regler om begrænsning i omfanget af det materiale, som ansøgeren kan få inddraget i bedømmelsen jfr. Bkg. § 5, stk. 1).

Bedømmelsesudvalget kan ikke umiddelbart inddrage ikke-påberåbt materiale i bedømmelsen, men udvalget kan indstille til ledelsen eller ledelsen kan efter høring af udvalget i særlige tilfælde træffe beslutning om at ansøgerne skal have lejlighed til at få inddraget yderligere videnskabeligt materiale i bedømmelsen. Der fastsættes i så fald en frist herfor, som alle ansøgere underrettes om.

Finder udvalget på grundlag af det påberåbte materiale ikke at kunne foretage en tilstrækkelig fyldestgørende bedømmelse af én eller flere ansøgere kan udvalget indstille til ledelsen, at der fra denne/disse ansøger(e) indhentes yderligere materiale.

Består et under bedømmelsen inddraget materiale af et arbejde, hvortil der er en eller flere medforfattere, eller er arbejdet på anden vis resultat af en kollektiv indsats (gruppearbejde), og har ansøgeren ikke allerede vedlagt en erklæring fra medforfatterne (medarbejderne) om omfanget og karakteren af hver enkelts andel i arbejdet, kan bedømmelsesudvalgets formand anmode ledelsen om at foranledige, at ansøgeren fremskaffer en sådan erklæring inden en fastsat frist. Arbejdet indgår i bedømmelsen med den vægt, som ansøgerens andel og arbejdets beskaffenhed tilsiger. Denne vægtning skal fremgå af indstillingen.

Det anføres, hvilke arbejder der herefter udelades fra videre omtale samt begrundelsen herfor.

Inddragne arbejder identificeres, karakteriseres og vurderes:

Hvis det ikke allerede fremgår af publikationslisten, skal hvert arbejde identificeres ved normal bibliografisk reference med angivelse af titel, evt. medforfatter(e), omfang, udgivelsessted og tidspunkt. Hvis arbejdet ikke er udgivet, angives formen, hvori det foreligger.

Arbejderne må i mange tilfælde karakteriseres i henseende til andre dels formelle, dels indholds- eller genremæssige karakteristika (typisk er karakterisering som "speciale- eller afløsningsopgave", "ph.d.- eller doktorafhandling", "populær fremstilling", "kongresbidrag", "anmeldelse", "undervisningsmateriale" etc.).

Normalt foretages (navnlig hvis antallet af arbejder er stort) en gruppering efter kategorier og/eller faglige discipliner. Mulige faglige sammenhænge mellem arbejderne angives. Arbejder, der er oversættelser, foredragsreferater eller anden bearbejdelse af et oprindeligt materiale, kan medinddrages i karakteriseringen af sidstnævnte.

Vurderingen af arbejderne er udvalgets eksklusive ansvar. De inddragne arbejder bedømmes selvstændigt af udvalget. Det skal fremhæves, hvilke relevante kvalifikationer ansøgeren på grundlag af arbejderne har demonstreret med henblik på netop den søgte stilling, således at der reelt foretages en vurdering og ikke blot en mere eller mindre detaljeret beskrivelse af arbejderne.

ad 3) Bedømmelsen af undervisningsmæssige kvalifikationer foretages på grundlag af ansøgerens dokumenterede/bekræftede oplysninger herom samt evt. afholdt prøveforelæsning, jfr. Bkg. § 6, stk. 1.

Oplysningerne karakteriseres f.eks. som "elementær undervisning", "undervisning på højt niveau", "vejledningsopgaver", "udvikling af nye undervisningsprogrammer", "tilrettelæggelse og bedømmelse af prøver og kurser", "forelæsnings-/foredragsvirksomhed", "deltagelse i eksaminer" etc.

Ved vurderingen fremhæves, hvilke relevante kvalifikationer ansøgeren på grundlag af de dokumenterede oplysninger har demonstreret med henblik på den søgte stilling.

ad 4) Bedømmelsen af evt. afholdt(e) prøveforelæsning(er).

Bedømmelsesudvalget kan indstille til ledelsen, at der afholdes prøveforelæsning med en eller flere ansøgere. Ledelsen afgør om indstillingen skal følges og i givet fald, hvem der kan overvære disse forelæsninger jfr. Bkg. § 6, stk. 2.

I en evt. indstilling til ledelsen skal udvalget begrunde anmodningen om afholdelse af prøveforelæsning(er).

I bedømmelsen af ansøgeren anføres en kort beskrivelse, herunder det valgte/fastlagte emne, af forløbet af forelæsningen og bedømmelsesudvalgets vurdering af prøveforelæsningen.

ad 5) Bedømmelsen af øvrige faglige kvalifikationskrav, der er angivet i stillingsopslaget foretages på grundlag af ansøgerens – dokumenterede/bekræftede - oplysninger herom, jfr. Bkg. § 6, stk. 1.

ad 6) Den konkluderende helhedsvurdering af ansøgeren skal indeholde en opsummering af de foretagne vurderinger af ansøgerens kvalifikationer i relation til den aktuelle stilling. I forbindelse med helhedsvurderingen skal udvalget motivere og begrunde sin udtalelse om, hvorvidt ansøgeren findes kvalificeret eller ikke-kvalificeret til stillingen.

Under helhedsvurderingen iagttages de i opslaget anførte kvalifikationskrav og Stillingsstrukturcirkulærets bestemmelser om kvalifikationskravene til de enkelte stillingskategorier, herunder vægtningen af undervisningsmæssige kvalifikationer i forhold til de videnskabelige. Helhedsvurderingen må ikke munde ud i, at ansøgeren i almindelighed er kompetent til en bestemt stillingskategori, men skal forholde sig til kompetencen i relation til de krav, den konkrete stilling indebærer.

Udvalgets udtalelse om, hvorvidt en ansøger er kvalificeret, skal være éntydig og ubetinget. Der må ikke foretages en graduering af kvalifikationsbedømmelsen, dog kan udtryk som "endnu ikke kvalificeret" eller "ikke på det foreliggende grundlag kvalificeret" accepteres.

Da "profilen" af den videnskabelige medarbejder, der ønskes, forudsættes at være angivet gennem formuleringen af stillingsopslaget, må udvalget ikke føje eller forudsætte yderligere formodede kvalifikationskrav til bedømmelseskriterierne.

Anvendelige kriterier er alene dokumenterede kvalifikationer og disses mere eller mindre centrale placering i det pågældende fagområde, deres videnskabelige lødighed, faglige bredde, og efter omstændighederne, hvor lang en periode ansøgeren har benyttet til at præstere den inddragne videnskabelige produktion etc. Tilsvarende kriterier finder anvendelse på undervisningsmæssige og på øvrige faglige kvalifikationskrav, der er angivet i stillingsopslaget.

Er der ikke enighed blandt udvalgets medlemmer, skal det klart fremgå, hvem der anser ansøgeren for kvalificeret, hhv. ikke-kvalificeret, og de enkeltes standpunkter skal da begrundes særskilt.

Hvis medlemmerne af bedømmelsesudvalget er enige om, at en eller flere ansøgere ikke er kvalificeret til stillingen kan udvalget for disse indskrænke sig til kort - og begrundet - at angive, hvilke kvalifikationskrav der ikke er opfyldt, jfr. Bkg. § 6, stk. 1.

c) Bedømmelsesudvalget har som udgangspunkt ikke til opgave at foretage en prioritering blandt de kvalificerede ansøgere eller indstille én af ansøgerne.

Kun på ledelsens konkrete anmodning udarbejdes der som konklusion på de individuelle bedømmelser og ud fra en samlet vurdering en vejledende prioritering af samtlige kvalificerede ansøgere eller af et topfelt blandt flere kvalificerede ansøgere. Ledelsen kan både i forbindelse med igangsættelsen af bedømmelsesudvalgsarbejdet og efterfølgende anmode udvalget om at foretage en vejledende prioritering.

Eventuelt afholdt(e) prøveforelæsning(er) indgår i den samlede vurdering.

Stillingsstrukturcirkulærets bestemmelser om kvalifikationskravene til de enkelte stillings-kategorier, herunder vægtningen af undervisningsmæssige kvalifikationer i forhold til videnskabelige, er af væsentlig betydning også ved udformningen af den vejledende prioritering.

Er der meningsforskelle mellem udvalgets medlemmer om prioriteringen af ansøgerne, kan der foretages en vejledende prioritering fra et flertal og et eller flere mindretal. I sådanne tilfælde skal det klart fremgå, hvori dissensen i vurderingen og prioriteringen består og det skal ligeledes klart fremgå, hvilke udvalgsmedlemmer, der udgør henholdsvis flertal og mindretal.

Bedømmelsesudvalget skal ved en vejledende prioritering være opmærksom på muligheden for, at en ansættelse i et lektorat skal ske på prøve i indtil 1½ år, hvis ansøgeren i sit hidtidige forløb ikke har undervisningserfaring gennem ansættelse som adjunkt i den ordinære stillingsstruktur eller har opnået tilsvarende undervisningserfaring.

III. Afslutning

Bedømmelsesudvalget afgiver sin bedømmelse til ledelsen.

Hvis bedømmelsen ikke udgør et tilfredsstillende beslutningsgrundlag og/eller ikke opfylder de formelle krav fastsat i ansættelsesbekendtgørelsen, de evt. supplerende regler fastsat af det enkelte fakultet, forvaltningsloven og andre for ansættelsessager gældende regler, returneres den til udvalget til supplering eller omarbejdelse.

Når ledelsen finder bedømmelsen tilfredsstillende og formelt korrekt sendes til hver ansøger den del af bedømmelsen, som angår den enkelte ansøger. En evt. vejledende prioritering sendes ikke til ansøgerne. Udkast til bedømmelsen, som ledelsen ikke har fundet tilfredsstillende og/eller formelt korrekt betragtes som internt arbejdsmateriale og er dermed undtaget fra aktindsigt, jfr. Forvaltningslovens § 12.

En ansøgers eventuelle bemærkninger til en bedømmelse sendes til udvalget til kommentering. Den pågældende ansøger underrettes om disse kommentarer.

Denne vejledning træder i kraft ved udsendelsen og ophæver samtidig "Retningslinier for udarbejdelse af bedømmelsesudvalgsstillinger i forbindelse med ansættelse af lærere og videnskabelige medarbejdere ved Københavns Universitet" af januar 1994. Dog anvendes retningslinjerne fra 1994 på igangværende sager, som behandles i.h.t.  ansættelsesbekendtgørelsen af 9. september 1993.

KJELD MØLLGÅRD
rektor

Margit Laurberg
chefkonsulent