Økonomisystemerne ØSS og MiniRegn

ØSS

Til dagligt kaldes det centrale ØkonomiStyringsSystem for ØSS. Det er et system, der bygger på Oracle Financials.

Systemet anvendes til registrering af bevillinger/budgetter og regnskabsdata. Anvendelsen er såvel ekstern regnskabsaflæggelse i forhold til Økonomistyrelsen, som intern regnskabsaflæggelse i forhold til institutter og andre administrative enheder.

Mens budgettal indlægges af fakultetssekretariaterne, foretages al inddatering af regnskabsdata centralt. Enkelte store institutter foretager selv indtastning af bilag.

I ØSS registreres alle posteringer on-line. Det betyder, at så snart en postering er udført, kan resultatet aflæses af andre brugere af systemet. For posteringer i Kasse- og Løndata sker dette dog først i separate bogføringskredse for derefter at blive overført til Hovedbogen, som er KU´s interne regnskab. Kassedata overføres én gang dagligt og Løndata, som først har været omkring Statens Centrale Lønsystem, indlæses i Lønbogen ved månedens udgang, og overføres derefter til Hovedbogen i summeret form. Detaljer vedrørende lønposteringer kan ses i Lønbogen.

Fakturaer mv. indtastes i ØSS, men selve betalingen foregår via Økonomistyrelsens kreditorsystem (SCR). Betalinger til kreditorer registreres først i Kreditorsystemet, og når betalingen er sendt af sted, bliver den registreret i Hovedbogen. Dette sker 3-4 gange ugentligt. Betaling finder først sted i SCR, når fakturaen er forfalden.

Universitetet modtager udover finanslovsbevillinger også eksterne tilskudsmidler. For hver enkelt ekstern bevilling er der i regnskabssystemet oprettet et særligt projektnummer.

En række udskrifter produceres automatisk hver måned, på grundlag af de inddaterede regnskabstal, og udsendes til institutter og afdelinger. Det drejer sig om:

• Personale og årsværksoversigt (som sendes til institutter).
• Lønspecifikation for projekt (som sendes til institutter med ekstern finansiering, som så skal videregive den til relevant projektleder).
• Lønspecifikation som indeholder alle løndele for den ansatte (som sendes til fakulteter).

Brugere har en række opslagsmuligheder direkte i ØSS. Eksempelvis kan man, efter en postering er sket, sammenholde budget og forbrug i ét skærmbillede. Jo mere præcist, man spørger, jo lettere tilgængelige er de ønskede data. Der er oprettet nogle summeringsniveauer i ØSS, som fx gør det muligt at få et overblik over forbruget på ét projekt, frem på skærmen.

Der kan indtastes budgetter i ØSS. Disse posteres automatisk hver 4. time døgnet rundt.

Der findes en lang række standardrapporter og en række brugerdefinerede rapporter (FSG). I FSG rapporterne (Financial Statement Generator) kan man udelukkende få summerede data; mens man i nogle af standardrapporterne kan få alle detailoplysninger printet ud. Standardrapporter og FSG rapporter er samlet i et rapportkatalog, hvor man både finder en beskrivelse og et eksempel til hver rapport.

Alle disse rapporter kan ved hjælp af FTP (Fil Transport Protocol) overføres til fx Excel for videre behandling.

MiniRegn

MiniRegn er et, af KU udviklet, lokalsystem med grafisk brugergrænseflade, som især er udviklet til institutregnskab.

Fra ØSS Hovedbog hentes egne budget- og forbrugsdata ind i MiniRegn, hvilket giver en mindre - og dermed mere overskuelig - datamængde. Efter importen af egne data, er man uafhængig af ØSS.

Det betyder bl.a., at man kan arbejde når som helst, upåvirket af ØSS backup og installationsafbrydelser.

I MiniRegn kan man angive en selvvalgt tekst til et analysenummer. Desuden har man mulighed for at taste dispositioner ind, så man får et totalbillede af forventet forbrug holdt op imod budgettet. Det er altså tanken at overflødiggøre "skufferegnskaber" for at holde styr på indgåede forpligtelser.

Der er muligheder for at lave forespørgsler på tværs af kontostrengen. Brugeren vælger selv søgefilter og får derved mulighed for at få de tilgængelige data præsenteret efter eget valg. Også her gælder det, at jo mere præcist, man spørger, jo lettere tilgængelige er de ønskede data. Forbrugsoversigten kan vises grafisk på skærmen og kan være med til at give et hurtigt overblik.

Der er foruddefinerede rapporter i MiniRegn; men har man kendskab til access, kan man selv udforme sine rapporter. Da MiniRegn kun indeholder egne data, er rapportdannelsen relativt hurtig. Mange af MiniRegns rapporter kan med et enkelt klik overføres til Excel, hvis brugeren foretrækker at efterbehandle sine data der.

Brugeroprettelsesskema og vejledninger findes ved hjælp af disse link:  Autorisationsskemaer til fælles it-systemer
Vejledninger til fælles it-systemer